GENTILI SOCI, IL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE DELLA COOPERATIVA DOMUS PROCCHIO, segnala che il 16 aprile 2021 si svolgerà la consueta Assemblea ordinaria annuale della Cooperativa.

La sede prescelta è l’isola D’Elba, località Capoliveri, presso il Teatro Flamingo (come da specifica convocazione inviata a mezzo raccomandata).

Il luogo individuato per tale Assemblea ha seguito i criteri e le valutazioni già adottati relativamente alla convocazione dell’Assemblea condominiale del Napoleon, indetta per il medesimo giorno, vale a dire:

-costi di sala e servizi accessori decisamente contenuti, che impatterebbero in maniera non eccessivamente gravosa nel caso in cui ci trovassimo nella spiacevole condizione di dover revocare tale riunione per il sopraggiungere di un eventuale lockdown nazionale per via dell’emergenza epidemiologica;

– capienza e fruibilità dei servizi in sicurezza offerti dalla Sala della riunione prescelta, tenuto conto dell’afflusso medio degli aderenti alle precedenti Assemblee, tanto di Coop quanto di Condominio, che, negli ultimi anni, non ha superato i 50/60 partecipanti (al netto dell’utilizzo dello strumento della delega da parte dei soci);

-la gestione in totale sicurezza dell’evento, sia grazie all’ausilio delle locali Forze dell’ordine (già opportunamente e preventivamente allertate in merito alle modalità di gestione dell’evento, dell’afflusso dei partecipanti e delle norme di sicurezza adottate) che dei servizi offerti, in via esclusiva, dalla Cooperativa “Caput” di Capoliveri;

-l’adozione di misure stringenti preventive quali la misurazione della temperatura corporea all’ingresso in Sala, la compilazione di apposita autorcertificazione -per i partecipanti- sullo stato di salute da sintomi da Covid, la possibilità di esibire un tampone certificato (di cui si consiglia comunque l’effettuazione), l’esibizione di attestazione di avvenuta vaccinazione (per chi ne ha potuto usufruire), la presenza in Sala di addetti alla Security per vigilare sul rispetto delle misure di distanziamento sociale e corretto utilizzo dei dispositivi di protezione individuale;

-il servizio di collegamento che verrà assicurato con “navette” tra la sede dell’Assemblea e il Porto di Portoferraio, per agevolare la partecipazione dei soci;

-il transito e lo spostamento tra regioni che è consentito per motivi lavorativi (come lo svolgimento delle varie attività societarie, associative, sindacali, condominiali e assembleari deliberative);

Nell’organizzare tale Assemblea, l’Organo ha esaminato scrupolosamente i copiosi indirizzi e le molte interpretazioni che emergono dai vari decreti emananti in materia di contenimento dell’emergenza epidemiologica, soprattutto se rapportati al mondo assembleare societario, che risultano essere estremamente fluidi e sovente caratterizzati da contorni incerti. Numerose deroghe sono state, normativamente consentite, anche andando in senso diametralmente opposto rispetto a quanto previsto dalle norme statutarie, in materia di votazione; convocazione e modalità di svolgimento delle varie assemblee societarie. Tutte casistiche che diventano ancora più complesse e peculiari allorquando si affronta il tema del rinnovo delle cariche societarie a scadenza, quale è il nostro caso.

In tale ambito le prassi e le procedure adottate in situazioni analoghe, hanno dovuto tener conto dei seguenti parametri valutativi con riferimento al tema dello svolgimento di assemblee per rinnovo cariche societarie ai tempi del Coronavirus:

A) Realtà societarie o associative che abbiano la possibilità, i mezzi e la competenza per riunire organi sociali (Assemblea ordinaria e straordinaria compresa) in forma telematica, nel rispetto di criteri di trasparenza e tracciabilità previamente fissati e con sistemi certificati che consentano lo svolgimento delle procedure di votazione elettronica, oltre che l’identificare con certezza i partecipanti;

B) Realtà societarie o associative che NON abbiano la possibilità, i mezzi e la piena competenza per riunire l’Assemblea in forma telematica e con le dotazioni informatiche e di certificazione elettronica richieste per sostenere procedure di votazione telematica;

C) Realtà societarie o associative che, non essendo più vietate le riunioni in presenza, sono nelle condizioni di organizzare un’Assemblea dove sia garantita la distanza interpersonale di un metro oltre a tutte le misure di contenimento del contagio legate all’utilizzo delle mascherine, alla pulizia e sanificazione dei locali ed alla corretta pulizia delle mani nonché al necessario smaltimento dei dispositivi di protezione individuale.

In sostanza, quindi, le realtà societarie o associative che devono procedere all’elezione degli organi elettivi potranno optare per organizzare l’Assemblea:

-in compresenza, non essendo più vietate le riunioni, a condizione che vengano rispettate le norme legate al contenimento del contagio, tenendo anche conto che è comunque consentito il transito e lo spostamento tra regioni per motivi lavorativi (e la casistica ricomprende anche le attività associative, societarie, sindacali, condominiali e assembleari deliberative);

-con modalità telematica, qualora dotate di adeguati strumenti certificati informatici, atti a gestire in sicurezza, tracciabilità e trasparenza le varie fasi più volte evidenziate.

Tutto ciò premesso – il Consiglio di Amministrazione –  avendo fatto profonde valutazioni, anche sulla base dei concreti precedenti afferenti alla realtà della nostra Cooperativa, del numero medio dei partecipanti alle Assemblee negli ultimi anni e del grado di utilizzo e rappresentanza a mezzo delega, ha stabilito di svolgere tale momento assembleare in presenza, tenendo conto anche delle oggettive limitazioni tecniche per le quali la Cooperativa non ha una dotazione tecnica tale da rientrare pienamente nei parametri di cui al punto A) trovandosi, invece, nelle condizioni per operare più agevolmente secondo le ipotesi di cui ai punti B) e C) sopra-evidenziati.

Per facilitare tutte queste operazioni, si suggerisce quindi di far utilizzo dello strumento della delega affinché le stesse siano concentrate in capo ad un numero determinato di soci, così come evidenziato anche da varie mail circolate spontaneamente tra gli stessi soci in questi mesi.

In tale contesto SI RACCOMANDA DI CONSULTARE IL SITO DEL NAPOLEON PER PRENDERE VISIONE DI TUTTE LE COMUNICAZIONI CHE SARANNO TEMPESTIVAMENTE PUBBLICATE VOLTE A FORNIRE GLI OPPORTUNI AGGIORNAMENTI IN MERITO.

Tutto ciò rappresentato e chiarito si vuole precisare che ogni possibile osservazione o questione sollevata per segnalare motivi ostativi in merito all’opportunità di svolgere tale assemblea nelle modalità esplicitate è, allo stato dei fatti, destituita di ogni fondamento anche alla luce delle comunicazioni istituzionali che l’Organo ha opportunamente e adeguatamente fornito alle Forze dell’Ordine relativamente all’evento così come programmato.